Sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej
Przedszkola nr 4 w Radzionkowie.
za rok 2014
I. Działania podjęte w roku którego dotyczy sprawozdanie w celu realizacji standardów kontroli zarządczej w następujących grupach stanowiących elementy kontroli zarządczej:
1. Środowisko wewnętrzne
Przestrzeganie wartości etycznych
Zasady etyczne dla pracowników zostały wprowadzone zarządzeniem Dyrektora nr 8-2010 z dnia 30 listopada 2010r.. Po zapoznaniu wszyscy pracownicy potwierdzili to podpisem. W VIII na naradzie początkowej kodeks etyki został przypomniany wszystkim pracownikom. Jak wynika z prowadzonego monitoringu, który obejmował:
a) dokonywanie analizy przestrzegania norm etycznych przez pracowników,
b) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku powzięcia informacji o naruszeniu norm etycznych przez pracowników,
w roku 2014 nie zaobserwowano naruszenia obowiązujących norm.
Kompetencje zawodowe
W Przedszkolu zatrudniane są wyłącznie osoby posiadające stosowną wiedzę, umiejętności
i doświadczenie oraz wymagane kwalifikacje zgodnie z obowiązującym prawem. Obowiązki pracowników określają zakresy obowiązków. Praca nauczyciela podlega ocenie na podstawie procedury oceniania.
W 2014r. dokonano jednej oceny pracy nauczyciela. Oceny pracowników administracji i obsługi dokonuje się pisemnie raz na dwa lata zgodnie z regulaminem oceniania pracowników administracji i obsługi. W roku sprawozdawczym nie dokonano oceny pracowników. Podwyższanie kwalifikacji i rozwój kompetencji zawodowych odbywa się poprzez szkolenia – zgodnie z planem doskonalenia, który jest przedkładany Burmistrzowi. Nie przewiduje się rozwoju zawodowego pracowników obsługi. W/w pracownicy biorą udział w szkoleniach zgodnie z planem szkoleń administracji i obsługi. Wszystkie stanowiska są opisane wraz z uwzględnieniem ryzyka zawodowego.
Struktura organizacyjna
Strukturę organizacyjną określa Statut Przedszkola oraz projekt organizacyjny zatwierdzany przez Organ Prowadzący.
Burmistrz Miasta Radzionków zatwierdził projekt na rok szkolny 2014/2015. W razie chorób na bieżąco wprowadza się zmiany w harmonogramie pracy nauczycieli i wprowadza się godziny doraźnych zastępstw.
Statut określa szczegółowo zakres zadań i kompetencji poszczególnych pracowników, zaś zakresy obowiązków znajdują się w aktach osobowych każdego pracownika.
Delegowanie uprawnień
Poszczególni pracownicy posiadają zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawienia. Delegowanie uprawnień dokonywane jest wyłącznie w formie pisemnego zarządzenia dyrektora i potwierdzane podpisem pracownika przyjmującego te uprawnienia. Zarządzenie określa termin i zakres tych uprawnień. Pracownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność materialną podpisują stosowne oświadczenia.
2. Cele i zarządzanie ryzykiem
Misja
Misją Przedszkola jest wspomaganie rozwoju i edukacji w warunkach bezpiecznych, przyjaznych i dostosowanych do ich potrzeb rozwojowych.
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Określono cele i zadania wraz z odpowiedzialnymi osobami zgodne ze specyfiką placówki.
Identyfikacja ryzyka.
W Przedszkolu powołany zespół na podstawie arkusza identyfikacji i oceny ryzyka dokonał analizy zagrożeń, wyznaczył mierniki, stosowane mechanizmy kontrolne oraz określił ryzyko rezydualne .
Przy identyfikacji ryzyka rozważane były czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka o charakterze finansowym i niefinansowym.
Członkowie zespołu określili działania, które mają na celu zmniejszyć ryzyko do akceptowanego poziomu.
Analiza ryzyka
W zakresie ryzyka finansowego prowadzono oszczędną gospodarkę finansową. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze dokonywano zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości w przedszkolu.
W zakresie ryzyka niefinansowego tj. zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i pobytu dzieci w przedszkolu oraz realizacji procesu dydaktycznego prowadzono działania zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz wewnętrzne kontrole zgodnie z planem nadzoru pedagogicznego, wyciągano wnioski do dalszej pracy. Wszystkie stosowane mechanizmy kontrolne miały na celu doprowadzić wyznaczone ryzyko do poziomu tolerowanego.
Reakcja na ryzyko
W placówce ustalono mechanizmy kontrolne proporcjonalne do ryzyka, które mają doprowadzić ryzyko do akceptowalnego poziomu. Monitoruje się proces zarządzania ryzykiem, są one na poziomie tolerowania.
W placówce występuje jedno podwyższone ryzyko, które częściowo zostało przeniesione na organ prowadzący – dotyczy większego zakresu remontu bloku żywieniowego. Do sanepidu został złożony wniosek o prolongatę dot. przesunięcia terminu wykonania remontu kuchni.
3. Mechanizmy kontroli
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmująca wszystkie regulaminy, procedury, instrukcje, zakresy obowiązków, a także inne dokumenty, były one dostępne dla wszystkich pracowników w formie papierowej.
Za dokumentowanie kontroli zarządczej odpowiada dyrektor, zaś za koordynację i uaktualnienia powołany zespół.
Nadzór
Elementem systemu kontroli zarządczej była także kontrola wewnętrzna zawarta w planie nadzoru pedagogicznego. Wyniki przeglądów, hospitacji i kontroli zostały omówione na RP, co ma oddźwięk w dokumentacji dyrektora. Prowadzi się również kontrolę organizacji i porządku w procesie pracy w oparciu o regulaminy – pracy, wynagradzania, ZFŚS, oświadczenia za powierzone mienie i sprzęt – nie stwierdzono uchybień w tym zakresie
Ciągłość działalności
W placówce stosuje się działania na wypadek różnych zagrożeń – na bieżąco są odnotowywane w dzienniku pogadanki z dziećmi dotyczące bezpieczeństwa oraz rozmowy z personelem na RP. Opracowana została instrukcja przeciwpożarowa na wypadek pożaru i innych zagrożeń wraz z planem ewakuacji oraz zasady postępowania w sytuacjach kryzysowych i niestandardowych. Przeprowadzono próbny alarm przeciwpożarowy. Statut określa sposób działania w razie wypadków dzieci. W planie urlopów oraz podczas nieobecności pracowników administracji i obsługi spowodowanej chorobą uwzględnia się system zastępstw, zapewniających ciągłość funkcjonowania placówki.
Ochrona zasobów
Dostęp do zasobów placówki mają tylko upoważnione osoby. Pracownicy mają powierzoną pisemną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie i gospodarowanie zasobami placówki. Dokumentacja jest prawidłowo zabezpieczona.
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi tj.: zasady prowadzenia rachunkowości, procedury kontroli finansowej, zasady i tryb udzielania zamówień publicznych. W placówce stosowano zapytania ofertowe do różnych firm przed wykonawstwem danego zadania i wybierano najtańszą ofertę, prowadzono oszczędną gospodarkę i właściwy obieg dokumentów. Wprowadzono rejestr umów i zleceń.
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Mechanizmy kontroli informatycznej określa instrukcja, wg której zarządza się systemem informatycznym, zwracano szczególną uwagę na: sporządzanie kopii bezpieczeństwa, dostęp do poszczególnych elementów systemu tylko upoważnionych pracowników, ograniczenie możliwości kopiowania informacji i instalowania prywatnego oprogramowania, zakaz używania oprogramowania bez ważnej licencji - nie stwierdzono uchybień
4. Informacja i komunikacja
Bieżąca informacja
W obrębie struktury organizacyjnej jednostki funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania informacji:
1) narady, które odbywają się zgodnie z harmonogramem narad oraz w miarę potrzeb, które są protokołowane
2) umieszczanie na tablicy ogłoszeń i na stronie internetowej, BIP
3) przekazywanie w formie pisemnej i elektronicznej ( e-maile),
4) polecenia przełożonego.
5) zarządzenia dyrektora
6) przyjmowanie skarg, wniosków i odwołań
komunikacja wewnętrzna
W placówce funkcjonuje sprawdzony system komunikacji wewnętrznej, który zapewnia prawidłowy przepływ informacji między wszystkimi pracownikami przedszkola.
komunikacja zewnętrzna
Komunikacja zewnętrzna obejmuje wszystkie podmioty zewnętrzne, z którymi prowadzi się współpracę. Prowadzi się komunikacje werbalną, pisemną i elektroniczną. Skargi i wnioski zgodnie z procedurą przyjmuje i rozpatruje dyrektor.
5. Monitorowanie i ocena
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
Dyrektor monitorował na bieżąco system kontroli zarządczej i wspólnie z powołanym zespołem oraz pracownikami dokonywał analizy, czy system ten działa skutecznie.
Samoocena
Samoocenę kontroli zarządczej w placówce przeprowadza dyrektor na podstawie arkusza samooceny oraz poszczególni pracownicy.
Audyt wewnętrzny
Nie dotyczy
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Źródłem uzyskania przez dyrektora placówki zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są wyniki bieżącego monitorowania i samooceny. Pozyskane informacje o stanie kontroli zarządczej przekazywane są w formie oświadczenia właściwym organom, z którym zapoznaje się pracowników przedszkola.
II. Ujawnione obszary wymagające zmian w zakresie standardu określonego w grupie:
1. Środowisko wewnętrzne
Przestrzeganie wartości etycznych------------------------
Kompetencje zawodowe ------------------------
Struktura organizacyjna-------------------
Delegowanie uprawnień-------------------
2. Cele i zarządzanie ryzykiem
Misja------------------
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji-------------------
Identyfikacja ryzyka.--------------------
Analiza ryzyka------------------------
Reakcja na ryzyko------------------------
3. Mechanizmy kontroli
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej --------------------------
Nadzór--------------------------
Ciągłość działalności-------------------------
Ochrona zasobów--------------------------
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych---------------------------
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Nie dotyczy
4. Informacja i komunikacja
Bieżąca informacja ---------------------------
Komunikacja wewnętrzna ------------------------------
Komunikacja zewnętrzna------------------------------
5. Monitorowanie i ocena
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej ------------------------------
Samoocena -----------------------------
Audyt wewnętrzny----------------------------
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej-----------------------
III. Planowane działania w celu aktualizacji i dostosowania kontroli zarządczej do obowiązujących przepisów i potrzeb organizacji w roku następującym po roku którego dotyczy sprawozdanie oraz komórka organizacyjna / osoba/ odpowiedzialna za wykonanie planowanych działań naprawczych:
1. Środowisko wewnętrzne
Przestrzeganie wartości etycznych----------------------------------
Kompetencje zawodowe -----------------------------------
Struktura organizacyjna-------------------
Delegowanie uprawnień--------------------
2. Cele i zarządzanie ryzykiem
Misja------------------
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji--------------------
Identyfikacja ryzyka.---------------------
Analiza ryzyka------------------------
Reakcja na ryzyko---------------------------
3. Mechanizmy kontroli
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej --------------------------
Nadzór--------------------------
Ciągłość działalności----------------------------
Ochrona zasobów--------------------------
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych---------------------------
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych--------------------------
4. Informacja i komunikacja
Bieżąca informacja ---------------------------
Komunikacja wewnętrzna ------------------------------
Komunikacja zewnętrzna------------------------------
5. Monitorowanie i ocena
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej ------------------------------
Samoocena ---------------------
Audyt wewnętrzny----------------------------
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej----------------------------
IV. Termin wykonania działań naprawczych:
1. Środowisko wewnętrzne
Przestrzeganie wartości etycznych ----------------------------
Kompetencje zawodowe -----------------------------
Struktura organizacyjna----------------------------
Delegowanie uprawnień------------------------------
2. Cele i zarządzanie ryzykiem
Misja-------------------------------
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji---------------------------------
Identyfikacja ryzyka.----------------------------------
Analiza ryzyka---------------------------------
Reakcja na ryzyko------------------------
3. Mechanizmy kontroli
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej ---------------------------------
Nadzór-------------------------------
Ciągłość działalności-----------------------------
Ochrona zasobów-------------------------------
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych-----------------------------------
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych----------------------------------
4. Informacja i komunikacja
Bieżąca informacja ---------------------------------
Komunikacja wewnętrzna ---------------------------------
Komunikacja zewnętrzna ----------------------------------
5. Monitorowanie i ocena
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej -----------------------------------
Samoocena------------------------------------
Audyt wewnętrzny---------------------------------------
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej-------------------------------------------
V. Informacja o kontrolach wewnętrznych /zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce:
Prowadzi się kontrolę wewnętrzną w zakresie:
• Nadzoru pedagogicznego (przeglądów, hospitacji, ewaluacja wewnętrzna i wspomaganie)
• Wewnętrzna kontrola finansowa przy współudziale księgowej ZPO
• Kontrola bezpieczeństwa
• Kontrola w zakresie żywienia zbiorowego
W zakresie kontroli zewnętrznej przeprowadzono:
- Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny – 10.09.2014r. – ocena warunków higieniczno-zdrowotnych w placówce
- Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny – 20.10.2014r. – ocena bieżącego stanu sanitarno-higienicznego i technicznego bloku żywieniowego
- Kontrola inspektora Łukasza Mazika z UM – 16-19.09.2014r. - Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej w zakresie wykonywanych zadań oraz sposób funkcjonowania w jednostce kontroli zarządczej.
VI. Informacja o listach kontrolnych – proszę o wskazanie, czy sporządzono listy kontrolne dla poszczególnych standardów w grupach kontroli zarządczej.
Listy kontrolne w załączeniu
VII. Uwagi: brak
Sporządził: Anna Gajkiewicz, dnia 19.02.2015 r.
Zatwierdził: Anna Gajkiewicz, dnia 19.02.2015r.
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Przedszkola nr 4 w Radzionkowie.
za rok 2014
Dział I
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem,
oświadczam, że w kierowanym przeze mnie Przedszkolu nr 4
Część A
X w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B
w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C
nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:
X monitoringu realizacji celów i zadań,
X samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,
X procesu zarządzania ryzykiem,
X audytu wewnętrznego,
X kontroli wewnętrznych,
X kontroli zewnętrznych,
X innych źródeł informacji:
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.
Radzionków 19.02.2015r.
Anna Gajkiewicz